Funciones de Gestiones De Archivos Encontrados

Funciones de la Gestión  de Archivos Encontrados

¿Cuáles son los objetivos de la gestión documental?

El objetivo central de la gestión documental, es el garantizar el completo control, organización y clasificación de los documentos, todo por medio de un seguimiento y análisis constante tanto de la estructura organizacional y las prioridades desde la utilidad informativa de cada archivo creado o recibido. Sin embargo, existen otras funciones y objetivos que nos ayudarán a entender su importancia, por ello sus objetivos más destacables son:

·         Establecer y gestionar políticas para la creación y administración de los documentos.

·         Organizar de manera lógica, eficaz y categorizada la documentación.

·         Establecer estrategias técnicas y de gestión que permitan la conservación de la información.

·         Garantizar la inmediatez de consulta y acceso a la información.

·         Conservar y salvaguardar la información, por medio de su digitalización.

·         Optimización de procesos.

·         Reducción de gastos.

·         Mejor manejo del uso del tiempo.

·         Reducción de tiempo de consulta.

·         Aumento de seguridad.

·         Acceso total a la información.

·         Custodia inteligente de archivos.

·         Identificar y localizar un archivo.

·         Controlar el acceso de varios usuarios a los archivos.

·         Bloquear el uso de archivos.

·         Ubicar archivos en bloques libres.

·         Administrar el espacio libre.

·         Permitir la transferencia de datos de unos usuarios a otros.

·         Facilitar a los usuarios la posibilidad de estructurar los archivos de la manera más efectiva.

Estos objetivos y funciones le permiten a la empresa mantener unos estándares de calidad altos frente al manejo de la información tanto física como electrónica. A parte de esto, su aplicación nos dejas bastantes ventajas, como: